Existen muchas dudas y vacíos alrededor del tema de Aceptación de Facturas electrónicas, por eso, hemos decidido realizar una recopilación de la información más relevante y explicarla de manera detallada.

Tanto si crees que conoces el tema a la perfección, como si apenas estás enterándote, en este análisis podrás despejar todas tus dudas y aclarar las confusiones más comunes: Encontrarás la normatividad que lo respalda, la razón por la cual se debe realizar, los principales errores de interpretación de la norma y la forma de realizar este proceso. 

Empecemos por el principio:

Antes de entrar al análisis, lo más importante que debemos entender es que la aceptación de las facturas electrónicas a crédito es una nueva obligación tributaria reglamentada en la resolución 085 expedida por la DIAN el 8 de abril de 2022, donde se indica que a partir del mes de julio de ese año, todas las personas jurídicas y personas naturales que requieran deducir costos y gastos en sus declaraciones de impuestos de renta e IVA deben enviar los respectivos eventos de acuse de recibo de la factura electrónica, recepción de los bienes y/o servicios y aceptación expresa o rechazo de la operación sobre las facturas electrónicas con forma de pago «CREDITO«.

Aunque si bien la resolución 85 es la que da origen a esta nueva obligación, todo el tema se enmarca dentro del Decreto 1074 de 2015 que es el Decreto Único Reglamentario del Sector Comercio, industria y Turismo, modificado por el Decreto 1154 de 2020 donde se dispone que “Para efectos de la circulación de la factura electrónica de venta como título valor deberá consultarse su estado y trazabilidad en el RADIAN.” y la única forma de garantizar el registro como título valor de una factura en el RADIAN es obligando al comprador a aceptar dicha factura dentro del ecosistema de factura electrónica de la DIAN.

Cabe anotar que a la luz del artículo 773 del código de comercio, cuando una factura es enviada al cliente, si no es rechazada dentro de los tres días posteriores a la entrega del bien o servicio, dicha factura se convierte en un titulo valor a nivel legal, exigible por mecanismos legales, sin embargo, hasta que no se den estos mismos eventos en el ecosistema de facturación electrónica de la DIAN, esta factura NO TENDRÁ LIBRE CIRCULACION NACIONAL COMO TITULO VALOR y no podrá ser negociada y ahí es donde entra la obligación impuesta por la DIAN ya que persigue que el RADIAN sea la plataforma de registro para la circulación de facturas de venta como título valor.

Pero, ¿Qué es el RADIAN?

A este punto, es importante entender que el RADIAN, que no significa otra cosa que REGISTRO ADMINISTRADO POR LA DIAN, cumple las funciones de ser un registrador de facturas electrónicas como título valor, tal como lo es la Superintendencia de Notariado y Registro para los bienes inmuebles.

En el RADIAN se registran todas las operaciones de negociación que se realizan sobre las facturas de venta mientras sean títulos valor para saber a quién se le debe pagar dicha factura, así como en el certificado de tradición y libertad se registran también todas las operaciones realizadas sobre los bienes inmuebles para saber a quién pertenece el bien inmueble.

De esta manera, cuando la DIAN solicita, a manera de obligación tributaria a los adquirientes de facturas a crédito, para generar los eventos de acuse de recibo de la factura y la recepción de bienes y/o servicios lo que está garantizando es que dichas facturas puedan circular libremente en el territorio Nacional como un mecanismo de financiación para las empresas, al poder negociar libremente sus facturas a cargo de una comisión con el fin de recibir el pago de manera anticipada a través del mecanismo de FACTORING, agregando el evento de Aceptación expresa o tácita.

Dado lo anterior, una factura solo puede ser registrada en el RADIAN cuando ha sido ACEPTADA EXPRESAMENTE o ACEPTADA TÁCITAMENTE.

La ACEPTACION EXPRESA se da cuando el cliente realiza desde sus sistemas de facturación electrónica los 3 eventos sobre las facturas electrónicas:

1. Evento de Acuse de recibo de la factura electrónica (Implica que recibió por correo o por cualquier otro mecanismo dicha factura electrónica y que es de su conocimiento).

2. Evento de Recibo del bien o servicio (Implica que el cliente recibió los bienes o servicios prestados por el proveedor que emitió la factura electrónica)

3. Evento de Aceptación Expresa (Implica que el cliente da por aceptada la factura electrónica porque ha recibido los bienes o servicios y no tiene ningún reclamo sobre los mismos.

La ACEPTACION TACITA se da cuando el cliente solo realiza los primeros 2 eventos y pasan 3 días desde que se envió el evento de Recepción de Bienes y Servicios, solo en ese caso, el proveedor puede enviar el Evento de Aceptación Tácita de la factura desde su sistema de facturación electrónica. negociar libremente sus facturas a cargo de una comisión con el fin de recibir el pago de manera anticipada a través del mecanismo de FACTORING, agregando el evento de Aceptación expresa o tácita. 

La ACEPTACION TACITA se da cuando el cliente solo realiza los primeros 2 eventos y pasan 3 días desde que se envió el evento de Recepción de Bienes y Servicios, solo en ese caso, el proveedor puede enviar el Evento de Aceptación Tacita de la factura desde su sistema de facturación electrónica.

En el caso de los eventos que debe realizar el cliente, sólo los dos primeros son obligatorios y aunque no tienen expresamente ningún término legal para su exigencia, la resolución 85 de la DIAN le impuso como término máximo la fecha de presentación de las declaraciones de impuesto de IVA y RENTA del cliente cuando quiera descontar dichas facturas como costos o gastos deducibles en sus declaraciones.

El tercer evento que es la Aceptación Expresa si tiene un término legal, que es de máximo 3 días después de enviar el evento de recepción de los bienes o servicios. Después de esa fecha ya no podrá realizarse la Aceptación expresa, pero el proveedor ya podrá realizar el evento de la Aceptación Tácita.

Ahora, aclaremos las confusiones…

Con respecto a la obligación de enviar los eventos, existen ciertas confusiones que han nacido de la mala interpretación de la norma o del desconocimiento de la misma. Aquí te cuento cuales son las principales confusiones que rondan en torno a este tema:

La aceptación de la factura sólo se debe hacer cuando el proveedor requiere negociarla en el RADIAN, de lo contrario no es necesario. FALSO
Los envíos de eventos de aceptación de factura electrónica son obligatorios para todas las facturas que se reciban con forma de pago «CREDITO» independientemente de si el proveedor la va a negociar o no.

La aceptación expresa de la factura se da cuando se ha enviado la factura al cliente y este no la rechaza en el término de los 3 días de recibida. FALSO
La única manera en que se da la Aceptación Expresa es mediante el envío de los 3 eventos por parte del cliente. Los 3 días a los que se refiere la norma se cuentan después del evento de Recepción de los bienes y/o servicios (que corresponde al segundo evento).

La Aceptación de la factura se puede realizar oprimiendo el botón de ACEPTAR FACTURA o similar que viene en el correo donde viene adjunta la factura electrónica recibida por parte del proveedor. FALSO
Esto solamente es una aceptación comercial. La única manera de realizar los eventos incluyendo el evento de aceptación expresa sobre las facturas a crédito es a través de los medios tecnológicos del ecosistema de facturación electrónica, a través de proveedor tecnológico o software propio debidamente habilitados en la DIAN.

Tener firma de recibido en la factura de venta y en el documento de despacho de los bienes y servicios ya constituye a la factura como título valor ante la DIAN. FALSO
Esos documentos probatorios convierten la factura en título valor exigible a nivel legal pero no lo convierte en un título valor de libre circulación nacional en el RADIAN. Para eso debe inscribirse la factura en el RADIAN y esto sólo puede hacerse cuando la factura cuenta con ACEPTACION EXPRESA o ACEPTACION TACITA.

 
La DIAN no puede sancionar a miles de empresas por no cumplir con esta obligación. FALSO
Si bien, la DIAN no se caracteriza por realizar acciones masivas de imputación de sanciones por incumplimiento de la norma, SI realiza acciones de inspección que puede realizar sobre cualquier declaración de impuestos hasta tanto quede en firme según los términos de cada impuesto, que pueden ser de hasta 5 años, tiempo durante el cual la DIAN puede realizar la respectiva inspección y solicitud de corrección por valores no deducibles.

Si no he hecho los eventos y ya presenté las declaraciones ya no puedo hacer nada. FALSO
Si aún no se han realizado los eventos y no ha recibido una solicitud de corrección de oficio por parte de la DIAN es mejor cumplir con la obligación. Es preferible tener los eventos realizados en caso de una inspección, aunque eso no garantice la actuación de la DIAN dependiendo de cada caso específico.

Una resolución no puede estar por encima de la realidad económica, la DIAN no puede desconocer costos y gastos que realmente se usaron en la operación y generación del ingreso. FALSO
El artículo 616-1 del Estatuto tributario ya incluye esta obligación: “En aquellos casos en que el adquirente remita al emisor el mensaje electrónico de confirmación de recibido de la factura electrónica de venta y el mensaje electrónico del recibido de los bienes o servicios adquiridos, habrá lugar a que dicha factura electrónica de venta se constituya en soporte de costos, deducciones e impuestos descontables”

La DIAN no cuenta con los mecanismos para saber quién envió los eventos y quien no. FALSO
Al día de hoy, la DIAN cuenta con un sistema robusto de información y las actuales metodologías de BIG DATA y ciencia de datos le permitirían a la DIAN seleccionar rápidamente el grupo de contribuyentes a realizarles una auditoría en función de sus ingresos, de la proporción de compras a crédito y de la inexistencia de los eventos de acuse y recepción. Inclusive, una solicitud de devolución de saldo a favor de renta o de IVA solicitada por el mismo contribuyente generará la respectiva auditoría y su correspondiente solicitud de corrección de la declaración.

Por último, ¿Cómo puedo enviar los eventos de aceptación de las facturas electrónicas a crédito?

Ahora teniendo clara la obligatoriedad de enviar dichos eventos, si aún no los estas enviando, puedes consultar con la casa de tu software de facturación electrónica para saber como enviarlos.

La mayoría de las aplicaciones del mercado te permitirá enviar los eventos de forma manual por cada una de las facturas recibidas.

Si cuentas con muchas facturas y este proceso se ha vuelto una carga administrativa muy alta para tu empresa o si no has enviado los eventos de las facturas de 2022 o 2023, puedes usar la aplicación de Kontalid Konnect que te permite enviar de forma masiva todos los eventos de las facturas que selecciones, pudiendo cumplir así la obligación de una manera ágil, económica y sin desgaste administrativo.

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